Blogbeitrag

Datenfriedhof Intranet?

Intranet Ethernet LAN

Im Kampf gegen die E-Mail-Flut und in Anpassung an zunehmend flexible Arbeitsformen sind neue Strategien gefragt. Das Intranet, aufgepeppt um jene Werkzeuge, die unter dem Begriff „Soziale Medien“ populär wurden, kann Abhilfe schaffen.

Unternehmenskulturen auf dem Prüfstand

Im Kampf gegen die E-Mail-Flut und in Anpassung an zunehmend flexible Arbeitsformen sind neue Strategien gefragt. Das Intranet, aufgepeppt um jene Werkzeuge, die unter dem Begriff „Soziale Medien“ populär wurden, kann Abhilfe schaffen.

Der Begriff Intranet hat viel seiner ursprünglichen Popularität eingebüßt. Verbunden werden damit unübersichtliche, statische Datenfriedhöfe, die wenig Charme bieten, sich einzubringen. In Kombination mit Werkzeugen Sozialer Medien kann die Sache jedoch völlig anders aussehen. Dieser Schritt erfordert allerdings Mut – und das in vielerlei Hinsicht. Vor allem bedeutet das Nutzen solcher Werkzeuge für die meisten Unternehmen einen nicht unwesentlichen Kulturwandel; MitarbeiterInnen erhalten die Möglichkeit, sich untereinander direkt zu vernetzen sowie sich aktiv an der Erstellung und Speicherung von Wissen zu beteiligen. Einige zentrale Funktionen Sozialer Software sind umfassende Suchmöglichkeiten, das Verfassen eigener Texte, Tag- und Linksetzungen sowie die Einbindung externer Angebote und das Erstellen von RSS Feeds. Aktuelle Stichworte zum Thema lauten etwa „Social Collaboration“ oder „Social Enterprises“.

Zauber Dezentralität: Vorteile und Gefahren moderner Lebens- und Arbeitsweisen

Vitale Dezentralität, also der externe Zugriff zu jeder Zeit – ohne den Kontakt zu verlieren – so lautet die Zauberformel, die die Kraft Sozialer Medien ausmacht. Diese Flexibilität wird zunehmend von MitarbeiterInnen erwartet, in den meisten Fällen jedoch hinkt die Implementierung technischer Möglichkeiten noch deutlich nach. Tools, die das Aufsetzen eines an moderne Bedürfnisse angepassten Intranets bewerkstelligen, gibt es inzwischen wie Sand am Meer; die Sorge um Datensicherheit, Einbußen an Kontrollmöglichkeiten (Stichwort „Shitstorms“, um nur eines zu nennen) und der mögliche Verlust von internem Wissen lässt jedoch viele Unternehmen zurückschrecken.

Denn für eine erfolgreiche Implementierung Sozialer Software als Intranet braucht es auch eine Dezentralisierung traditioneller hierarchischer Strukturen, um autonomen Selbststeuerungsmöglichkeiten der MitarbeiterInnen Platz zu machen. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC, betont: „Es braucht Organisationen, die zulassen, dass Mitarbeiter ihre Netzwerke aufbauen und womöglich auch mal den Beitrag des Vorstandsschefs kommentieren.“

Von einer Vereinigung der Informationsversorgung und effizienter Kollaboration auf einem einzigen MitarbeiterInnenportal lässt sich jedoch auf allen Seiten profitieren. So lassen sich beispielsweise Dokumente und Projekte im „Social Collaboration“ Intranet gemeinsam bearbeiten, Verständnisfragen klären und ExpertInnenwissen austauschen. Das alles ohne örtlich und zeitlich gebunden zu sein. Besondere Bedeutung gewinnen solche Herangehensweisen durch die zunehmende Verbreitung ortsungebundener Arbeit (Stichwort „Home Office“).

„Social Collaboration“ Intranet: Sind wir bereit?

Die Bereitschaft auf Seiten der MitarbeiterInnen mit solchen Lösungen zu arbeiten ist durchaus gegeben, wie unter anderem die Bitkom-Studie „Arbeit 3.0“ zeigt. So glauben etwa die Hälfte der Befragten, dass Werkzeuge Sozialer Medien in Unternehmen die Kommunikation erleichtern, sich dadurch Zusammenarbeit effizienter gestaltet und sich Ideen und Wissen besser austauschen lassen. Nur rund ein Drittel der Befragten glaubt das nicht.

Deutlich wird durch die Zurückhaltung dieses einen Drittels der Befragten allerdings auch, dass die Einführung solcher Werkzeuge einer entsprechenden Vorbereitung bedarf.

Die Wahl der richtigen Strategie ist daher nicht zu unterschätzen. Dafür sind Fragen zu klären wie: Was wollen wir mit dem Intranet erreichen? Gibt es schon Tools, die integriert werden können? Sind die MitarbeiterInnen bereit, mit dem neuen System zu arbeiten? Wie sieht es mit den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen aus?

Ein mögliches Ziel bei einer Implementierung solcher Lösungen kann etwa sein, den E-Mail-Verkehr zu verringern. Denn: moderne MitarbeiterInnen sind, laut Thierry Breton, CEO des französischen IT-Dienstleisters Atos, zwischen 5 bis 20 Stunden pro Woche alleine mit dem Abarbeiten von E-Mails beschäftigt. Hier einzusparen kann sich also rechnen, denn nur rund zehn Prozent des täglichen E-Mail-Verkehrs seien auch tatsächlich nützlich. So rief Breton 2011 kurzerhand das Projekt „Zero E-Mail“ aus, das bis Ende 2013 die interne Kommunikation per E-Mail komplett abschaffen und durch die Einbindung von Social Software und Social Networks ersetzen wird.

Handhabbarer Wellengang? „Social Enterprises“ in Österreich

Gewagten Großprojekten wie „Zero E-Mail“ stehen (nicht nur) Österreichs Unternehmen noch skeptisch gegenüber – ganz ohne moderne Intranet-Lösungen geht es aber auch hier nicht. Als lokaler Vorreiter im Bereich der Social Enterprises im Kampf gegen die E-Mail-Flut gilt die Lotterien Gruppe mit ihrem Projekt „WAVE“. Die interne Plattform bietet mit einem persönlichen Login (Mybox) für alle MitarbeiterInnen eine individuelle Übersicht über zentrale Funktionen und Themen, die für die jeweilige Arbeit und Kommunikation darüber nötig sind. Damit entsteht eine Kultur des aktiven Folgens, die das passive Erhalten zahlreicher „CC-E-Mails“ beendet. Das System kommt gut an; Nach nur wenigen Monaten sind mit 500 NutzerInnen bereits die Hälfte aller MitarbeiterInnen auf der Plattform aktiv. Dazu bemerkt Erich Schuster, CIO bei den Österreichischen Lotterien und Casinos Austria: „Es geht uns auch darum, die Synergien innerhalb der Unternehmensgruppe zu nutzen und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Denn es kommt eine neue Generation an Arbeitnehmern in die Unternehmen hinein, die den Umgang mit unterschiedlichen Kommunikations- und Collaborationtools voraussetzt.“

Doch auch die Verwaltung der Stadt Wien hat die Vorteile interner Sozialer Medien bereits für sich entdeckt, so Johann Mittheisz, Leiter der Gruppe Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) der Magistratsdirektion der Stadt Wien: 2013 tauschen sich bereits 11.300 MitarbeiterInnen über das interne „Facebook“ der Stadt Wien aus.

Resümee

Mit Blick in die Zukunft wird sich die Integration moderner, sozialer Kommunikationstechnologien in Unternehmen nicht umgehen lassen. Sie sind der „Missing Link“ zwischen einer sich zunehmend verändernden und flexibler werdenden Arbeitskultur, einer erfolgreichen internen Kommunikation sowie der dafür notwendigen Wissensorganisation. Der Einsatz von Social Software im und als Intranet verändert die Unternehmenskultur. Vor der Einführung eines entsprechend adaptierten Intranets gilt es daher Zeit und Geld zu investieren; Eine angemessene Aufbauphase dauert, bei einer Investitionssumme ab ein paar Tausend Euro bis hoch in den sechsstelligen Bereich, zwischen zwei und sechs Monaten. Dafür wird die Kommunikation im Unternehmen direkter, schneller und interaktiver. Dies führt unter anderem zu einem lebendigeren Arbeitsalltag und zu höherer Motivation bei den MitarbeiterInnen. Wenn das Betriebsklima stimmt, wirkt sich das auch positiv auf den Profit aus.